Có thể nói, hàm IF là một trong những hàm có chức năng và công dụng mạnh nhất trong Excel. Để làm việc một cách hiệu quả, bạn cần phải nắm vững các hàm IF cơ bản đến các hàm IF nâng cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ về loại hàm đa năng này. Vì vậu, dưới đây https://vinhtrinh.com.vn xin được chia sẻ những thông tin về hàm IF trong Excel để quý đọc giả có thể hiểu và nắm bắt.
Tổng quan về hàm IF trong Excel
Hàm điều kiện, hay còn gọi là hàm IF là một trong những hàm được sử dụng nhiều nhất trong Excel bởi những tính năng vượt trội của nó. Nếu thuần thục cách sử dụng hàm IF cơ bản đến hàm IF nâng cao cùng với việc kết hợp với những hàm khác…hiệu quả công việc của bạn sẽ tăng đáng kể. Vì nó sẽ cho phép việc phân tích và đánh giá dữ liệu rất nhanh chóng, thuận tiện và tự động.
Dịch trực tiếp từ tiếng Anh sang tiếng Việt, hàm IF có thể hiểu đơn giản là Nếu…Thì… Người dùng sử dụng hàm để kiểm tra các giá trị với những điều kiện được cho trước. Nếu thỏa mãn điều, giá trị sẽ được trả về đúng giá trị một giá trị nào đó. Còn nếu không thỏa mãn giá trị, hàm sẽ trả về một giá trị khác.
Hàm IF sẽ có cú pháp như sau:
= IF (Logical_test, Value_if_true,Value_if_false)
Từ cú pháp bên trên, có thể thấy một lệnh IF sẽ cho ra hai kết quả. Kết quả đầu tiên sẽ tương ứng với so sánh kết quả của bạn là True, kết quả thì hai sẽ tương ứng với so sánh kết quả của bạn là False.
Ở trường hợp hàm IF có nhiều điều kiện, bạn có thể lồng ghép nhiều hàm IF với nhau dựa trên cấu trúc như sau: =IF (Mệnh đề điều kiện 1, Giá trị 1, IF( Mệnh đề điều kiện 2, Giá trị 2.1, Giá trị 2.2))
Từ cú pháp bênh trên, bạn có thể hiểu nếu điều kiện 1 là sai thì Excel sẽ xét giá trị điều kiện 2.
Giới thiệu hàm IF cơ bản và nâng cao
Như đã đề cập, hàm IF được phân chia thành 2 loại là hàm cơ bản và hàm nâng cao. Hãy cùng tìm hiểu cụ thể về hai loại hàm này nhé.
Hàm IF cơ bản
Công thức chung: = IF (Logical_test, Value_if_true,Value_if_false), với:
- Logical test là điều kiện xét. Nếu thỏa điều kiện thì hàm sẽ trả về giá trị Value_if_true. Ngược lại, hàm sẽ trả về giá trị sai Value_if_false nếu hàm không thỏa điều kiện.
Hàm IF nâng cao
Trong thực tế, khi tính toán sẽ có ít nhất từ hai điều kiện trở lên chứ không chỉ giới hạn ở một điều kiện. Vì vậy, người dùng phải biết kết hợp nhiều điều kiện đó lại với nhau, được gọi là hàm IF lồng hoặc hàm IF nhiều điều kiện.
Công thức chung:
=IF(logical_test_1,”Value_IF_TRUE_1”,IF(logical_test_2,”Value_IF_TRUE_2”,”Value_IF_FALSE_3”))
- Nếu điều kiện 1 được thỏa thì giá trị sẽ trả về 1, nếu không thỏa sẽ xét tiếp điều kiện 2.
- Nếu thỏa điều kiện 2 thì giá trị sẽ trả về 2, nếu không thỏa thì tiếp tục xét tới điều kiện 3.
Hàm IFS nâng cao
Bên cạnh việc sử dụng hàm IF nâng cao như đã đề cập ở trên, hiện tại có một hàm khác có thể thay thế hàm IF lồng nhiều điều kiện. Đó là hàm IFS với cách sử dụng chỉ một hàm duy nhất. Chính vì thế, hãy tận dụng tối đa hàm này để tối ưu hóa công việc tính toán của bạn. Công pháp của hàm IFS sẽ là:
=IFS([Điều gì đó là True 1, Giá trị nếu True 1, Điều gì đó là True 2, Giá trị nếu True 2, Điều gì đó là True3, Giá trị nếu True 3)
Hàm IFS này sẽ cho bạn kiểm tra số lượng điều kiện khác nhau lên đến 127. Tuy nhiên, bạn sẽ không được khuyến khích việc lồng quá nhiều điều kiện với nhau khi sử dụng hàm IFS. Lý do ở đây có thể nói là việc này đòi hỏi bạn phải xây dựng các điều kiện theo đúng thứ tự. Điều này là rất khó khăn trong việc kiểm tra và cập nhật.
Các điều cần ghi nhớ khi sử dụng hàm IF nâng cao
Tuy hàm IF có nhiều điều kiện đơn giản và khá dễ sử dụng nhưng người dùng vẫn thường xuyên mắc những lỗi cơ bản. Để tránh điều này và cải thiện độ chính xác, bạn cần ghi nhớ 3 điều như sau:
- Đối với Excel 2007-2016, bạn sẽ có thể kết hợp cùng lúc 64 điều kiện. Tuy nhiên, với các phiên bản Excel cũ hơn, bạn chỉ có thể kết hợp nhiều nhất là 7 điều kiện, cụ thể là Excel 2003.
- Phải luôn đảm bảo trình tự xét trong hàm IF nhiều điều kiện. Ví dụ nếu điều kiện 1 là đúng thì không cần xét đến các điều kiện sau.
- Hãy chuyển sang dùng các công thức tối ưu hơn nếu điều công thức của bạn có nhiều hơn 5 chức năng hàm IF. Ví dụ như VLOOKUP hoặc HLOOKUP vì hai hàm này sẽ giúp bạn tối ưu các điều kiện nhanh nhất.
- Để đếm số điều kiện cho trước, có thể sử dụng hàm COUNTIF.
- Để cộng tổng số điều kiện cho trước, có thể sử dụng hàm SUMIF.
Như vậy, vinhtrinh.com.vn vừa chia sẻ các kiến thức cơ bản nhất về các kiểu hàm IF trong Excel, đặc biệt là hàm IF nâng cao. Đây là một trong những loại hàm được sử dụng nhiều nhất để nâng cao hiệu quả công việc. Hy vọng những chia sẻ trên mang lại nhiều thông tin bổ ích cho quý bạn đọc. Nếu thấy bài vậy hữu ích, đừng quên chia sẻ nhé.
